Come fare la valutazione del personale
La valutazione del personale è un tema tanto importante quanto spinoso per il consulente o il valutatore che si appresta ad effettuarla.
Produrre schede di valutazione del personale dipendente, formare i valutatori, decidere cosa valutare e perché sono solo alcune delle tante attività che il consulente deve mettere in atto. Il tema della valutazione del personale ha diversi obiettivi che permettono di ottimizzare le procedure e stabilire i presupposti per far crescere un’azienda in termini di performance.
Solo se un’azienda è in grado di diagnosticare cosa determina una performance efficace e perché riesce a migliorarsi costantemente e ad ottimizzare le proprie procedure di lavoro.
I due obiettivi principali per effettuare una valutazione del personale sono:
– gestire le risorse umane: se conosco i dipendenti più efficaci ho anche la possibilità di premiarli adeguatamente
– sviluppare le risorse umane: se capisco cosa determina la performance posso aiutare i dipendenti meno performanti ad ottenere risultati migliori tramite la formazione.
Se un’azienda affida al buon senso la valutazione del personale, affida al caso il proprio successo
Una valutazione del personale ha una serie di fasi
1. Definire cosa valutare (oggetto di valutazione) e le finalità. La domanda, solo apparentemente banale è “Cos’è la performance?”
2. Fare un’analisi di contesto e di cultura aziendale.
3. Incaricare i valutatori. I valutatori possono essere interni o esterni all’azienda e dovrebbero essere i più imparziali possibili. Nel caso in cui si utilizzino i colleghi di lavoro potrebbero instaurarsi dinamiche non sempre adeguate.
4. Selezionare i metodi di valutazione e formare i valutatori all’utilizzo dello strumento
5. Raccogliere i dati sulle performance e fare un’analisi dei dati
6. Dare un feedback al valutato
7. Prendere decisioni sulle valutazioni. A questo punto si può decidere di dare un rinforzo positivo (compensation) ai dipendenti con una performance migliore.
Come costruire delle schede di valutazione del personale – definizione degli obiettivi
Per costruire delle schede di valutazione del personale occorre innanzitutto definire cosa si vuole valutare. Possiamo distinguere almeno cinque esempi di valutazione del personale
1. Valutazione delle prestazione. Si basa sul confronto tra i risultati ottenuti dalla persone e gli obiettivi prefissati, solitamente questo tipo di indagine si basa su quattro passi: stabilire l’obiettivo, fare verifiche sull’obiettivo, valutare le prestazioni e comunicare i risultati della valutazione.
2. Valutazione del potenziale. Questo tipo di analisi si basa sulel caratteristiche possedute da una persona ma non ancora espresse in un determinato ruolo. Tramite questa modalità di valutazione si vuole comprendere quali osno le capacità potenziali della persona. Questo tipo di analisi è molto utile per poter prevedere eventuali cambi di ruolo e promozione, ma allo stesso tempo è molto complessa in quanto ha come obiettivo la previsione di risultati futuri..
3. Valutazione delle competenze.Riguarda l’esame del patrimonio di conoscenze, qualità e capacità posseduete e della loro coerenza rispetto agli obiettivi analizzati.
4. Valutazione dei tratti di personalità. Riguarda la personalità del candidato, essa ha sicuramente dei vantaggi, i test di personalità, applicabili solamente da Psicologi, consentono di accedere ad informazioni che nessun altro strumento è in grado di cogliere, tuttavia raramente viene fatta da sola perché essa non consente una previsione completa del comportamento.
5.Valutazione dei comportamenti. E’ la più facile da applicare in quanto i comportamenti sono in qualche misura osservabili, il limite di questa analisi è relativo al fatto che spesso per raggiugere lo stesso risultato si possono mettere in atto comportamenti diversi tra di loro.
Le schede di valutazione del personale
Qui di seguito esporrò alcune modalità per effettuare una scheda di valutazione del personale
1. Scheda di valutazione del personale basata sulle frequenze
In questo tipo di scheda si utilizza il semplice conteggio di determinati comportamenti. Contando ad esempio in una linea produttiva il numero di pezzi prodotti, ho una stima della performance di un operaio. Contando il numero di errori prodotti ho una stima dell’inefficacia.
2. Scheda di valutazione del personale basata sulla graduatoria
Quando ho un piccolo gruppo di persone posso utilizzare le schede di valutazione del personale basate sulla graduatoria. In questo tipo di scala il valutatore deve ordinare dal migliore al peggiore i dipendenti in un gruppo. E’ consigliabile utilizzare questo strumento quando si vuole discriminare i livelli di performance di più dipendenti. Se infatti ho tutti dipendenti altamente performanti, con una scala assoluta in cui tutti ottengono un alto punteggio, non riesco a discriminare i dipendenti. La graduatoria, invece, imponendo un primo, un secondo, un terzo posto e così via, forza il valutatore a prendere una decisione.
E’ sconsigliato usare questa scheda di valutazione se abbiamo un grande gruppo di persone.
3. Scala di valutazione ancorata a comportamenti (Behaviorally Anchored rating Scales: BARS)
Si tratta di scale numeriche (ad es., da 1 a 9) con comportamenti ancorati, ovvero, in corrispondenza di ogni numero vi è una descrizione comportamentale, In questo modo il numero associato alla persona è ben definito dal comportamento descritto. Se invece si decidesse di lasciare solo il numero per valutare avremmo delle considerazioni parecchio soggettive. Se ci pensiamo, attribuire un 7/10 può essere qualcosa di molto diverso per ognuno di noi, se invece al 7 io associo una precisa descrizione comportamentale la valutazione diventa più oggettivo.
4. Uso delle checklist
Le checklist son frasi espresse in forma descrittiva, tipiche di un certo lavoro in cui il valutatore deve rispondere solamente con un vero/falso.
5. Utilizzo degli eventi critici
6. Utilizzo degli assessment center
7. Utilizzo delle interviste e dei questionari
Per i punti 5-6-7 vedere l’articolo relativo alla selezione del personale
Chi fa la valutazione del personale?
Chi deve occuparsi di valutare il personale? Non sempre è facile deciderlo, ma solitamente la scelta ricade su uno di questi interlocutori
1. I supervisori: si tratta di team leader, manager e dipendenti rappresentativi di un determinato gruppo, si sceglie di affidare loro la valutazione quando si ritiene che essi abbiano una prospettiva privilegiata nella valutazione del personale, tuttavia alcuni processi cognitivi fallaci possono entrare in gioco in questo senso (ad es., valutazioni di simpatia).
2. i subordinati: in fondo anche i subordinati possono valutare con grande efficacia i superiori, questa strategia molto efficace per plasmare la leadership è purtroppo raramente applicata in quanto i manager sono talvolta resistenti a farsi valutare dai propri subordinati.
3. i colleghi
4. i clienti: far effettuare la valutazione del personale ai clienti è fondamentale quando si tratta di dipendenti a stretto contatto col pubblico. Le valutazioni del personali più grezze si basano esclusivamente sul numero di reclami, ma talvolta è possibile analizzare il personale tramite appositi questionari.
Ognuno di questi valutatori fa alcuni errori di valutazione, nessuno di noi è infatti immune al pregiudizio e alle scorciatoie di pensiero, un modo per ridurre questo tipo di errore è il metodo multi-source, ovvero il metodo in cui si utilizza l’incrocio di diverse valutazioni.
Quando la valutazione riguarda tutti i tipi di fondti viene definita valutazione 360-degree (Garman, et al., 2004).
Il presupposto è il seguente, ogni valutatore da un contributo di osservazione diverso dal valutato, è possibile essere precisi solamente unendo il contributo di ognuno. In questo modo è più facile ottenere un contributo sulle potenzialità e sui limiti di ogni persona. Secondo le ricerche di Church et al.,(2001) e di Farr & Newman (2001), tale tipo di valutazione facilita la motivazione e l’accettazione da parte del valutato, sia nel feedback sia nel processo di valutazione.
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